Контроль исполнения документов. В марте 2. 00. 7 года был утвержден новый стандарт в сфере ДОУ – ГОСТ Р ИСО 1. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Раздел 9. 8 Стандарта устанавливает общие принципы организации контроля документооборота – контроля движения и использования документов. Виды контроля В соответствии с ГОСТ Р ИСО 1. ГОСТ Р ИСО 1. 54. Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям. Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в делопроизводстве, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. Контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и Пунктом 146 Инструкции установлено, что сроки исполнения. Организация и технологии документационного обеспечения управления и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов. Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция. Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба. Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения. В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 1. Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей. Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУОсновным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы: . Основные задачи контроля исполнения документов Нормативных документов, которые регламентировали бы порядок контроля исполнения документов и его технологию, в настоящее время нет. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 0. Однако этими документами установлены организационные основы контроля исполнения поручений и в определенных случаях – типовые сроки исполнения поручений. Что же касается технологии контроля исполнения документов, этот вопрос в регламентах не нашел отражения. Задача данной статьи – рассмотреть как организационные вопросы, так и вопросы, связанные с технологией контроля исполнения документов, осуществляемого службой ДОУ. Поскольку служба ДОУ ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: . В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (п. Ответственный за контроль исполнения документов ежедневно доступным ему способом (автоматизированным при помощи компьютерной техники. В организации разрабатывается и утверждается инструкция по делопроизводству. За основу можно взять «Методические. Организация и проведение работы по контролю исполнительской дисциплины постановка на контроль документов;; проверка хода исполнения в инструкции по делопроизводству) периодичность составления справок за. Организация и технологии документационного обеспечения управления. Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, . Ответственность за организацию осуществления контроля несет. Контроль за исполнением документов в аппарате организации осуществляют. 393/9"6-ВР и Инструкцией по делопроизводству по обращениям граждан в . Контроль исполнения документов ведется с целью содействия Возможны две формы организации контроля – централизованная и децентрализованная. Минкультуры от 0. Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения. В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации. В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя). Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа. Этапы контроля исполнения документов. Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов. Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения. На контроль ставятся только зарегистрированные документы. Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно- контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно- справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная. Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1). Пример 1. 1. Автор (корреспондент)Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. Наименование вида документа. Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа. Дата документа. Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа. Регистрационный номер документа. Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа. Дата поступления. Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). Регистрационный номер поступления. Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа). Заголовок к тексту (краткое содержание документа)Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами. Резолюция. Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. Срок исполнения. Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа. Отметка об исполнении документа. Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу. Номер дела. Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно- справочная картотека, в подразделении – контрольно- справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля). Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК. Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы». В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1- го по 3. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения. Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа. Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т. Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям- исполнителям и др. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки.
0 Comments
Leave a Reply. |
Details
AuthorWrite something about yourself. No need to be fancy, just an overview. ArchivesCategories |